Je vous propose ici un premier article reprenant les 4 étapes clés d'une gestion de la dématérialisation de factures entrantes dans SAP. depuis le scanning, l'OCR (reconnaissance de caractères), la reconnaissance des éléments de la facture, jusqu'à la vérification technique de la facture, puis métier par SAP et son archivage.
Mots clés : SAP, Vendor, Invoices, Management, IRIS, Docutec, Powerscan, OCR, X4D, facture, traitement, automatisé, ROI, dématérialisation, facture, factures.
Introduction à la dématérialisation et scanning des factures fournisseurs sur SAP :
De nombreuses entreprises possédant SAP ont des quantités importantes de factures fournisseurs à traiter. Sans en avoir l'air, le coût opérationnel du traitement des factures avoisine souvent les 15 euros par facture. S'il existe un domaine ou le retour sur investissement (ROI) est facilement démontrable et vérifiable c'est bien celui ci. Il peut d'ailleurs être précisé par une étude de quelques jours.
L'objectif de cette article d'initiation est de poser les bases de ce type de démarche et de s'adresser autant aux techniciens qu'aux décideurs en montrant à quoi une solution de ce type peut ressembler. Pour cela nous allons aborder les 4 étapes clés qui sont :
- Le scanning // Cette étape transforme le papier en une image
- L'OCR, la vérification et traitement "technique" de la facture // Cette étape permet d'extraire les données de facturation et de les vérifier techniquement (est ce que la reconnaissance de caractères est correct).
- La vérification et traitement "métier" dans SAP de la facture. // Cette étape reprend les processus classiques de validation de facture.
- L'archivage de la facture. // Cette étape permet de faire face aux obligations légales d'archivage des factures.
En préambule, étant le fondateur du site www.sap-integration.net, je dois préciser qu'il s'agit là d'un article et d'initiation mais aussi de promotion des activités de mon employeur et de ses partenaires.
Description du process de traitement
- Préparation et Scanning des factures
- Reconnaissance de caractères et vérification de la reconnaissance
- Validation métier dans SAP
- Archivage
Point n°1 : Le scanning (dématérialisation de la facture)
Nous avons nos factures papiers.
Le ou les opérateurs de scanning, scannent les factures. Cela consiste à préparer les facture (les dégraffer par exemple), parfois à les barre-coder ou à intercaler des pages blanches comme séparateur. Puis l'opérateur lance le scan de son "tas" de factures. Il peut ainsi, si besoin, corriger certains scans (rotation de l'image, nettoyage de l'image, etc...).
On peut scanner facture par facture, mais dans la majorité des cas les factures sont scannées par lot. Il faut parfois alors interposer entre chaque facture un séparateur (une page blanche) ou un code barre pour faire que le logiciel de scanning crée des lots cohérents, en particulier pour les factures multipages. Toutefois la solution que je vous propose sait reconnaitre les factures même sans séparateur.
Nos avons maintenant un lot de factures numérisées.
Solution Logiciel de scan : IRIS PowerScan
Point n°2 : La reconnaissance de caractères et la vérification technique des factures.
Nous avons des factures numérisées.
Depuis les factures numérisées nous devons maintenant lire l'entête pour savoir qui émet la facture, vérifier que cela correspond à un fournisseur connu, et bien sur lire les lignes de détail de la facture ainsi que son pied de page qui contient le total, la TVA...
Pour cela nous utilisons un logiciel comme X4D de Docutec. Ce logiciel non seulement fait de l'OCR mais reconnait aussi les éléments clés de votre facture... comme le numéro de TVA, le nom du fournisseur, l'adresse du fournisseur....
On dispose ainsi de l'écran suivant pour vérifier ses factures destinées à SAP
- Dans la colonne de gauche nous disposons de la liste des factures à vérifier....
- Au centre l'image de la facture scannée.
- A droite les métadonnées d'entête.
Une infobulle sur les métadonnées permet de comparer la partie de l'image scannée pris en compte, et sa valeur reconnue par l'OCR....
infobulle avec l'image OCRisée
Aprés la reconnaissance de l'entête de la facture on fait CTRL+ "+" et on vérifie chaque ligne de la facture
Maintenant l'opérateur peut vérifier chacune des lignes de la facture.... Ci dessus on remarque que la première ligne est traitée et donc mise en surbrillance sur l'image de la facture.
La force de cette outil est qu'il est directement configuré pour les factures et peut aini reconnaitre un nombre important de types de facture. X4D s'appuie sur une technologie de trie et de reconnaissance automatique de documents (XFingerPrint). On peut facilement gérer les factures de plusieurs pages constituées d'une première page, d'une dernière page et de pages intermédiaire. De plus on sait aussi gérer des pièces jointes, comme des justificatifs, ce qui est le cas par exemple des voyagistes qui reçoivent des factures de leurs fournisseurs accompagnées par des justificatifs.
Bien sur une telle solution doit permettre aussi de gérer la distribution du travail à faire entre chaque opérateur. Cela se fait via le Verify Admin. Il est aussi possible de faire que certaines données soient validées depuis une source extérieure de données comme SAP par exemple pour vérifier l'existence d'un numéro de commande, d'un fournisseur ou de la cohérence entre une adresse et un nom de société et son numéro de TVA.
Si vous n'avez jamais vu ce type de solution en production, je peux vous assurer que c'est impressionnant. Certaines sociétés proposent ainsi des services bureaux de traitement de factures... En résumé l'important est que la solution nécéssite le moins d'utilisation du clavier et de la souris, afin de traiter le plus rapidement que possible le plus grand nombre de facture. Cette phase étant une phase purement technique, l'opérateur ne s'intéresse qu'à la reconnaissance de caractère... Le flux métier (workflow de validation) sera géré dans le workflow SAP.
En sortie nous disposons d'une image et d'un fichier XML contenant l'ensemble des métadonnées de la facture envoyées à un connecteur SAP (PUSH) ou récupéré par SAP (Pull) soit directement soit via un EAI un ESB ou tout autre middleware.
| Note : La solution X4D intégre un système de tri et reconnaissance automatique de documents (Xclassify, XFingerPrint), donc au delà des factures cette solution sait traiter toutes sortes de document d'autant plus qu'il est possible soi-même de créer ses propres modèles de reconnaissances. X4D sait aussi bien traiter des documents scannées que des emails ou documents MS Office ou PDF |
Point n°3 - solution 1 : Importation archivage et validation des factures dans SAP avec WMD XFLOW
nous disposons d'une image et d'un fichier XML contenant l'ensemble des métadonnées de la facture.
Notez que XFLOW est un produit certifié par SAP. Nos données sont maintenant propres et peuvent être maintenant injectées dans SAP. Pour cela nous utilisons le connecteur X4D de WMD. Les données et l'image sont ainsi montées dans SAP. Nous allons maintenant valider les factures. Pour cela WMD avec sa solution XFlow propose plusieurs outils. Ces outils ont été développés sur SAP soit sur le web application server en BSP (langage WEB de SAP) soit en ABAP pour les applications SAP Gui. L'avantage est qu'on peut aussi bien s'adresser à des utilisateurs non SAP via le client léger web qu'à des utilisateurs SAP via le SAP Gui. XFlow est en fait une amélioriation des workflow standards de SAP et s'appuie sur ces derniers. Ainsi WMD XFlow fournit les outils suivants :
Un client web pour les utilisateurs non SAP
son équivalent pour le SAP Gui
Un cockpit de suivi des factures à valider.
Un éditeur simplifié de Workflow
Et bien sur d'autres écrans d'administration (utilisateurs taches, etc...).
L'avantage de XFlow est qu'il est connecté directement à l'application X4D, mais qu'il peut aussi travailler en stand-alone sans OCR. Dans ce dernier cas, on lit la facture manuellement et on saisit les factures dans les écrans XFlow. XFlow fournit une solution facilement adaptable et ouverte, certifiée par SAP, de validation de factures qui intégre la source (X4D dans notre exemple) et la solution d'archivage (voir le point 4).
Point n°3 - Solution 2. Solution ABAP.
L'alternative à la solution WMD Xflow est de faire soit même cela en ABAP. cette solution est à retenir quand on souhaite utiliser des workflows avec le standard de SAP, ou si on développe des workflows particuliers et complexes.
Dans ce cas il suffit de faire le travail suivant.
- Partager le répertoire de sortie de X4D pour qu'il soit accessible depuis le server SAP (voir SAMBA si besoin et si Linux ou Unix)
- Ecrire un programme en ABAP sous la forme d'un Job qui va aller récupérer les données XML de sortie de X4D et les images.
- Monter les données XML extraites dans SAP via les BAPI nécessaires ainsi qu'archiver les images dans SAP (via d'autres BAPI ou méthodes).
- Configurer ses workflows.
Au final le choix dépend de nombreux éléments à discuter avec le client.
Point 4 : L'archivage
Derrière SAP que cela soit pour l'archivage ou le DMS on a différents serveurs de contenu. Ceux ci peuvent être des produits SAP (comme le SAP http content server) ou des produits d'autres éditeurs. Dans tous les cas y compris dans le cas de ECM (Gestion Electronique de Documents) on dispose de connecteurs SAP. Ainsi un ECM comme OpenText LiveLink, IBM FileNet, EMC Documentum seront reconnus par SAP comme uniquement des repositories. Ceci est fait via le http interface et la transaction SARA et SCADMIN. La solution OpenText IXOS ou/et LiveLink est préférée par SAP, essentiellement pour des raisons de partenariat fort entre l'éditeur canadien et SAP.
Conclusion
Nous avons abordé les principes de base de la dématérialistion de facture avec scanning et OCR en reprenant les étapes clés. La solution que j'ai mis en oeuvre dans cet article est basée sur des composants qui peuvent être utilisés individuellement. Ainsi vous pouvez prendre un, deux, trois ou quatres éléments de cette chaine, chacun apportant sa contribution. La force d'une telle solution est non seulement dans sa capacité à traiter les factures fournisseurs beaucoup plus rapidement avec un retour sur investissement rapide et facilement mesurable, mais c'est aussi une opportunité de faire du reporting spécifique aux factures. Identifiez les fournisseurs qui commettent le plus de fautes sur les factures par exemple...
Je me tiens à votre disposition, travaillant dans ce domaine...
Jérôme Fortias
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